Sähköpostiopas

Sähköposti

Sähköposti on viesti, joka kulkeutuu vastaanottajalleen sähköisessä muodossa. Se säästää paperia, vaivaa ja postimerkkejä. Sähköpostin vaivattomuus on myös sen vaara: on helppoa lähettää harkitsemattomia viestejä, joita myöhemmin katuu, ja jotka voivat loukata vastaanottajaa.
Sama kannattaa muistaa lähetettäessä mainontaa tai massapostituksia sähköpostitse. Vaikka lähettäjän mielestä viesti olisi asiallinen, viime kädessä vastaanottaja määrittelee sen, mikä on hänen mielestään roskaa.

Tekniikkaa

Koska sähköpostin lähettäjän ja vastaanottajan tietokoneet eivät välttämättä ole aina kytkettynä internetiin, on sähköpostin kulkeutuminen perille varmistettu käyttämällä postipalvelimia. Nämä ovat tietokoneita, jotka ovat aina (tai ainakin sovituin määräajoin) yhteydessä internetiin, ja jotka toimittavat sähköpostiviestin perille, tai säilyttävät sitä tarvittaessa.

Sähköposti välitetään yleensä SMTP:llä (Simple Mail Transfer Protocol).

Sähköpostin lähettäjän tietokone		Lähettävä sähköpostipalvelin- tietokone (SMTP)
Sähköpostin vastaanottajan tietokone		Vastaanottava sähköpostipalvelin- tietokone (POP tai IMAP)

Sähköpostiosoite

Sähköpostiosoite muodostuu sähköpostilaatikon nimestä (tai sen aliaksesta), @-merkistä, ja sähköpostipalvelimen osoitteesta.

Esimerkiksi: juhonov@iki.fi koostuu sähköpostilaatikon "juhonov" nimestä, @-merkistä, ja "iki.fi"-palvelimen osoitteesta.

Tai sitten: juha.ojaniemi@iki.fi koostuu sähköpostilaatikon aliaksesta "juha.ojaniemi", sekä jo tutuista loppuosista. Sähköpostipalvelimelle on saatettu ohjelmoida aliaksia, jotka ovat ihmisille helpommin muistettavia, ja jotka ohjautuvat ennalta sovittuun sähköpostilaatikkoon.

Viesti kulkeutuu lähettämisen jälkeen suhteellisen nopeasti vastaanottajan sähköpostilaatikkoon, mutta saattaa kulua aikaa, ennen kuin vastaanottaja lukee sen.

@-merkki on yhdeltä nimeltään kaupallinen A. Lempinimiä sillä on useita, kuten "miuku", "kissanhäntä", ja "ät". Merkki on luultavasti perua latinan kielen prepositiosta "ad", jonka kirjaimet ovat sittemmin sulautuneet yhteen.

Jos sähköpostipalvelimen osoite ilmaistaan domainnimellä (kuten iki.fi), tutkitaan domainnimen MX-tietueista (Mail eXchange), mikä tai mitkä palvelimet itse asiassa ottavat vastaan sähköpostia kyseiselle domainille. Vaikkapa postilaatikon user@example.iki.fi sähköpostipalvelin saattaa käytännössä olla aivan muu kone kuin example.iki.fi.
Sähköpostipalvelimen osoite voidaan ilmaista myös suoraan IP-osoitteena, jolloin MX-tietueita ei tutkita. Esimerkki IP-osoitteen käytöstä olisi user@[127.0.0.1] eli IP-osoite suljetaan hakasulkeiden sisään.

Viestin kirjoittaminen

Viestin kirjoittamisessa tärkeimmät asiat ovat:

• Vastaanottajan oikea sähköpostiosoite
• Sopivan otsikon keksiminen
• Ymmärrettävän viestin kirjoittaminen

Vastaanottajan oikea sähköpostiosoite

Internet on verrattavissa puhelimeen. Oletko joskus soittanut vahingossa väärään numeroon? Valitsit ehkä pitkästä numerosarjasta vain yhden väärän numeron. Silti puhelu ei yhdistynyt haluamaasi paikkaan. Sama ilmiö on sähköpostissa: jos vastaanottajan osoitteessa on vaikkapa yksi kirjain väärin, ei viesti mene perille (tai se saattaa mennä väärälle vastaanottajalle). Sähköpostipalvelin lähettää yleensä ns bumerangin, jos viestiä ei ole voitu toimittaa perille. Bumerangin lähettänä on yleensä "Mail Delivery Subsystem" tai "Postmaster".
Vihje: bumerangin sisällöstä voit päätellä, mikä osa sähköpostiosoitteessa oli väärin:
Jos virheenä on "User unknown" tai "No such mailbox", oli sähköpostiosoitteen alkuosa (sähköpostilaatikko) väärin. Jos virheenä on "Host unknown", oli loppuosa (sähköpostipalvelimen osoite) väärin. Bumerangissa tulee takaisin myös kirjoittamasi viesti, mistä nimitys "bumerangi".

Sopivan otsikon keksiminen

Otsikon tulisi kertoa vastaanottajalle, mistä viestissä on kyse. Se on tavallaan viestin tiivistelmä tai aihe. Vastaanottajalla saattaa olla sähköpostiohjelmassaan satojen lukemattomien viestien luettelo. Valitsemalla otsikkosi huolellisesti varmistat, että viestisi tulee luetuksi kohtuullisessa ajassa.

Ymmärrettävän viestin kirjoittaminen

Varsinkin vastattaessa toisen lähettämiin viesteihin, on ymmärrettävyys vaarassa. Jos viestisi kokonaisuudessaan on yksi sana "Kyllä", saatat sinä täsmälleen tietää mihin kysymykseen vastasit. Vastaanottaja saattaa kuitenkin saada kymmeniä viestejä päivässä, eikä enää muista, mihin viestiin sinä vastasit. Siksi on suositeltavaa tehdä selväksi, mihin asiaan vastataan. Siis esimerkiksi: "Kysyit, saisitko vanhan kannettavan tietokoneeni lainaksi. Vastaus on kyllä."

Helppo tapa viitata viestiin johon vastataan, on lainata siitä suoraan niin suuri määrä tekstiä, että käy ilmi asiayhteys. Liian suurta määrää ei kuitenkaan tulisi kopioida. Joillakin on tapana kopioida koko alkuperäinen viesti aina vastatessaan. Kuvittele, että kaksi tällaista henkilöä kirjoittelee keskenään useita kymmeniä viestejä: lopputuloksena on mammuttisuuri viesti, jossa on koko keskustelun historia lainattuna.

Sähköpostiviesteissä kannattaa myös välttää pronominien käyttöä. Kuvittele vaikkapa viestiä: "Se asia mistä kysyit silloin, sopii kyllä hänelle, jos ainakin toinen niistä saadaan samanlaiseksi." Ymmärsitkö, mistä oli kysymys? Aivan.

Uusissa sähköpostiohjelmissa on mahdollista vaikuttaa tekstin ulkonäköön, kuten kirjainten kokoon ja väriin. Kannattaa kuitenkin ennen näiden tehokeinojen käyttöä varmistua siitä, että vastaanottajan sähköpostiohjelma ymmärtää niitä, eikä tuloksena ole käsittämättömiä koodeja.

Tekstin ymmärrettävyys voi myös kärsiä huumorista. Ei, en ole tosikko enkä vastusta huumoria. Päinvastoin. Käytännössä kuitenkin sähköposti on usein vähemmän muodollista kuin perinteisempi kirje. Sähköpostiin kirjoitetaan usein sutkautuksia, jotka ainakin lähettäjän mielestä ovat hauskoja. Vitsailun tulisi kuitenkin jotenkin käydä selvästi ilmi, koska vastaanottaja ei ehkä tiedä että kyseessä oli vitsi. Hän saattaa jopa luulla että haluat loukata tai pilkata häntä. Usein huumorin käyttö ilmaistaankin ns. hymiön käytöllä. Hymiö on kirjaimista muodostettu "kuva" hymyilevistä kasvoista, esimerkiksi tällainen :) tai :-) tai 8-D oli jo aika leveä hymy. Jos nuo eivät mielestäsi näytä hymyiltä, niin kallista päätäsi hieman vasemmalle.

Vielä viestin luettavuuteen saattaa vaikuttaa suuri liitetiedosto. Se saattaa nimittäin tukkia vastaanottajan koko postijärjestelmän pitkäksi ajaksi, jos hänen internetyhteytensä on hidas. Liitetiedostoja EI MILLOINKAAN kannata lähettää ilman, että on kysynyt haluaako vastaanottaja saada sen. Joten:

• ÄLÄ MILLOINKAAN lähetä liitetiedostoja ilman vastaanottajan etukäteen antamaa suostumusta
• ÄLÄ MILLOINKAAN avaa liitetiedostoa, jota et ole pyytänyt saada

Tällainen menettely estäisi myös tehokkaasti sähköpostivirusten leviämistä. Muista, että vastaanottaja saattaa maksaa joka minuutista, jonka hän viettää internetissä. Myös niistä minuuteista, kun hän lataa sitä isoa liitettäsi. Lähetätkö milloinkaan tutuillesi postipaketteja vastaanottajan laskuun kysymättä heiltä ensin? Mietipä, miksi et. Muista nämä syyt myös silloin, kun aiot lähettää liitetiedostoja!